Ένα Π.Σ. λειτουργεί μέσα σε ένα περιβάλλον, επηρεάζεται από αυτό και το επηρεάζει.

Κάθε Π.Σ. αποτελείται από

• Δεδομένα ή Διαδικασίες που αφορούν την επιχείρηση ή τον οργανισμό,
• Τεχνολογίες Πληροφορικής (υλικό και λογισμικό) και
• Ανθρώπους (ανθρώπινο δυναμικό και διοίκηση)

Σε ένα Π.Σ. συντελείται:

• Συλλογή Δεδομένων,
• Αποθήκευση Δεδομένων,
• Επεξεργασία Δεδομένων και
• Παρουσίαση της Πληροφορίας.

Η διαχείριση των δεδομένων ενός Π.Σ. είναι σημαντική για έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση.

Για το λόγο αυτό απαιτείται η δημιουργία ειδικής υπηρεσίας που θα καθορίζει

α) τις ανάγκες και

β) την δυνατότητα πρόσβασης σε δεδομένα και πληροφορίες.